Polskie firmy cieszą się wieloletnią współpracą z Niemcami, będącymi jednymi z najważniejszych partnerów handlowych. Oprócz eksportu towarów, polskie firmy często świadczą usługi na terenie Niemiec. Aby wykonywać te usługi, często konieczne jest oddelegowanie pracowników do Niemiec. Jednakże proces ten niesie ze sobą wiele pułapek prawnych i podatkowych, o które polscy przedsiębiorcy muszą koniecznie zadbać. Poniżej przedstawiam odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące delegowania pracowników do Niemiec
Oddelegowanie pracowników do Niemiec: czy pracownik oddelegowany nadal podlega składkom ZUS w Polsce?
Tak, ogólnie rzecz biorąc, tak jest. Jeśli firma działa w Polsce i deleguje pracowników do Niemiec, ci pracownicy nadal podlegają polskim ubezpieczeniom społecznym, o ile czas ich oddelegowania nie przekracza 24 miesięcy. Aby potwierdzić ten status, należy uzyskać zaświadczenie A1 od odpowiedniego oddziału ZUS. Ponadto, pracownik delegowany do Niemiec musi być wyposażony w kartę EKUZ (europejską kartę ubezpieczenia zdrowotnego).
Czy trzeba nadal potrącać podatek dochodowy w Polsce od pracowników oddelegowanych do Niemiec?
To zależy od wielu czynników, ale kluczowy jest czas, jaki pracownik spędza w Niemczech. Kryterium stanowi zazwyczaj okres 183 dni. Jeśli pracownik przebywa w Niemczech przez ponad 183 dni, jest zobligowany płacić podatek dochodowy w Niemczech od pierwszego dnia oddelegowania. Ważne jest, aby śledzić okres 12 miesięcy, a nie rok kalendarzowy, gdyż przepisy stanowią, że pracownik nie może przekroczyć 183 dni w ciągu 12 miesięcy, a nie w ciągu roku. Zasadą jest, że jeżeli pobyt oddelegowanego pracownika nie przekroczy granicy 183 dni, to pracownik nadal płaci podatek dochodowy z tytułu stosunku pracy w Polsce Istnieją jednak pewne wyjątki od tej zasady, takie jak istnienie zakładu podatkowego pracodawcy w Niemczech lub sytuacja, gdy pracownicy są „wypożyczani” do Niemiec na mocy umów leasingu pracowniczego.
Jakie dokumenty są niezbędne w Polsce do oddelegowania pracowników do Niemiec?
Przede wszystkim potrzebne są zaświadczenie A1 i karta EKUZ. Dodatkowo, pracodawca musi zawrzeć aneks do umowy o pracę lub porozumienie, określające, że miejsce pracy pracownika przez określony czas będzie w Niemczech.
Czy istnieją dodatkowe obowiązki zgłoszeniowe związane z oddelegowaniem pracowników do Niemiec?
Tak, istnieje wiele obowiązków zgłoszeniowych w Niemczech, które zależą od branży i konkretnego przypadku. Pracodawca musi zgłosić pracowników np. do niemieckiego urzędu celnego (niem. Zollamt: https://www.zoll.de/DE), do SOKA-Bau (niemieckiej kasy urlopowej dla pracowników budowlanych https://www.soka-bau.de/), urzędu skarbowego ( niem.Finanzamt), urzędu meldunkowego itp. W zależności od branży, mogą występować zróżnicowane wymogi dotyczące obowiązków zgłoszeniowych.
Delegowanie pracowników do Niemiec: czy można nadal wypłacać pracownikom wynagrodzenie ustalone w Polsce w przypadku oddelegowania do Niemiec?
Obowiązkiem pracodawcy jest zagwarantowanie pracownikowi delegowanemu do Niemiec płacy minimalnej (niem. Mindestlohn) obowiązującej w tym kraju. Stawki minimalne różnią się w zależności od konkretnych branż. W przypadku ogólnych branż, w których nie obowiązują szczególne regulacje (np. branża transportowa), stawka minimalna wynosi 12,00 euro w 2023 roku (od 01.01.2024 będzie to 12,41 euro). Należy zaznaczyć, że jest to stawka brutto. W przypadku branży budowlanej stawka minimalna w 2023 roku wynosi 12,85 euro, natomiast dla bardziej wykwalifikowanych pracowników może sięgać nawet 15,70 euro (w Berlinie 15,55 euro).
Niemieckie władze przywiązują dużą wagę do monitorowania, czy polskie firmy faktycznie wypłacają swoim oddelegowanym pracownikom płacę minimalną. Oszustwa w tym zakresie są surowo karane i stosunkowo łatwe do wykrycia. Niemieckie organy kontrolują płatności, listy płac, godziny pracy oraz nawet deklaracje podatkowe polskich pracowników. Istnieją pewne legalne metody, pozwalające uwzględnić pewne kwoty (np. diety, ryczałty) jako część płacy minimalnej. Niemniej jednak, istnieją powszechne praktyki, takie jak zaniżanie godzin pracy, fikcyjne wypłaty, nieprawdziwe listy obecności czy potrącanie kosztów podróży lub noclegu od wynagrodzenia pracowników. Wszystkie te metody są stosunkowo łatwe do wykrycia w trakcie kontroli. Często to sam pracownik firmy zgłasza naruszenia tego rodzaju przepisów.
Czy obowiązują pracowników oddelegowanych do Niemiec przepisy niemieckiego prawa pracy?
Mimo że pracownik, który został oddelegowany do pracy w Niemczech, nadal jest zatrudniony w Polsce i ma umowę o pracę zgodną z prawem polskim, obowiązują go minimalne standardy płacy i warunków pracy obowiązujące w Niemczech. Dodatkowo pracownik ma prawo do urlopu zgodnego z niemieckimi przepisami. W wielu branżach nie stanowi to problemu, ponieważ płatny urlop wypoczynkowy w Niemczech wynosi 4 tygodnie, co jest zbieżne z polskimi normami 20/26 dni urlopu. Jednak w branży budowlanej w Niemczech przysługuje aż 30 dni urlopu w ciągu roku. W związku z tym może to wymagać przyznania pracownikowi dodatkowych dni urlopu w przypadku oddelegowania go do pracy w Niemczech.
Pracownicy oddelegowani do Niemiec muszą również przestrzegać niemieckich przepisów dotyczących czasu pracy. Dzienny czas pracy pracownika nie powinien przekraczać 8 godzin. Niemniej jednak, może on być wydłużony do 10 godzin dziennie, jeśli w okresie 6 miesięcy kalendarzowych lub 24 tygodni przeciętna norma dziennego czasu pracy 8 godzin nie zostanie przekroczona. Co ciekawe, sobota jest dniem normalnej pracy. To oznacza, że praca może być wykonywana nawet w wymiarze 60 godzin tygodniowo (od poniedziałku do soboty, po 10 godzin dziennie), o ile przeciętny czas pracy pracownika w określonym okresie nie przekroczy 8 godzin dziennie. Nadgodziny powinny być jak najszybciej rekompensowane czasem wolnym. Jeśli czas pracy wynosi od 6 do 9 godzin, to należy zapewnić przerwę trwającą 30 minut, a jeśli czas pracy przekracza 9 godzin, przerwa powinna wynosić 45 minut. Przerwa nie jest płatna i nie wlicza się do czasu pracy.
W układach zbiorowych pracy, zwłaszcza w branży budowlanej, mogą obowiązywać odmienne regulacje. Warto przed oddelegowaniem pracowników do Niemiec ustalić, czy będziemy przynależeć do określonych układów zbiorowych aby oddelegowanie odbywało się zgodnie z niemiecką literą prawa.
Ponadto pracownicy oddelegowani do pracy w Niemczech muszą obowiązkowo przestrzegać niemieckich przepisów w następujących obszarach:
- Wynagrodzenie, w tym stawki za nadgodziny; nie obejmuje to dodatkowych programów emerytalnych pracowników.
- Warunki wynajmu pracowników, zwłaszcza przez agencje pracy tymczasowej w Niemczech.
- Zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy.
- Środki ochronne dotyczące zatrudnienia kobiet w ciąży, kobiet niedawno po porodzie, dzieci i młodzieży.
- Równe traktowanie kobiet i mężczyzn, a także inne przepisy dotyczące zakazu dyskryminacji.
- Warunki zakwaterowania pracowników, jeśli pracodawca zapewnia zakwaterowanie pracownikom pracującym w odległym miejscu od ich normalnego miejsca pracy.
- Stawki dodatków lub zwrot kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania pracowników pracujących z dala od domu z przyczyn zawodowych.
Dla pracowników oddelegowanych do Niemiec na okres dłuższy niż 12/18 miesięcy stosowane są niemieckie przepisy dotyczące:
- Prawa do zachowania wynagrodzenia w dni wolne i święta.
- Prawa do urlopu rodzicielskiego (bez wynagrodzenia).
- Prawa do zwrotu kosztów.
- Prawa do przerw w pracy związanych z opieką nad bliskimi (bez wynagrodzenia).
- Prawa wynikające z zatrudnienia na część etatu.
- Odpowiedzialności wobec pracodawcy za wyrządzoną szkodę.
Czy pracownicy delegowani do Niemiec muszą posiadać przy sobie jakieś dokumenty?
Tak, zgodnie z ustawą o płacy minimalnej, pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów związanych z oddelegowanymi pracownikami przez okres trwania kontraktu w Niemczech, ale nie dłużej niż przez 2 lata. Obejmuje to umowy, dokumenty zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, ewidencję czasu pracy, dokumenty płacowe i potwierdzenia zapłaty wynagrodzenia.
Czy można delegować pracowników na umowach zlecenia do Niemiec?
Tak, osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło, mogą być delegowane do pracy w Niemczech, ale nadal obowiązują wobec nich niemieckie przepisy dotyczące płacy minimalnej, urlopu i czasu pracy. Nie ma przeszkód, by osoby zatrudnione na różnego rodzaju umowach cywilnoprawnych w Polsce (takie jak umowy zlecenia lub umowy o dzieło) były delegowane do pracy w Niemczech. Warto zaznaczyć, że tacy współpracownicy również otrzymają zaświadczenie A1 od ZUS, co pozwoli im legalnie pracować za granicą. Niemieckie przepisy traktują jednak takie osoby jako zwykłych pracowników. Dlatego też, w przypadku zleceniodawców, należy spełnić te same obowiązki, które stosuje się wobec osób zatrudnionych na umowę o pracę. Przede wszystkim, zleceniodawca delegujący pracownika do Niemiec jest zobowiązany do zapewnienia mu co najmniej płacy minimalnej, zagwarantowania urlopu oraz przestrzegania przepisów dotyczących czasu pracy.
Wiele polskich firm deleguje także do Niemiec osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek. Mimo że formalnie tacy samozatrudnieni prowadzą własną firmę, niemieckie władze mogą je zakwalifikować jako pracowników. W Niemczech często dochodzi do sytuacji, w której delegowana osoba samozatrudniona jest traktowana jako pracownik usługodawcy, co nazywa się „fikcyjnym samozatrudnieniem (niem. Scheinselbständigkeit).
Czy można wynająć pracowników do świadczenia usług w Niemczech?
Nierzadko zdarza się, że polskie firmy zdobywają kontrakty w Niemczech, które wymagają zatrudnienia dodatkowych pracowników. Zważywszy na tymczasowy charakter zleceń w Niemczech, polskie firmy często korzystają z usług podwykonawców, którzy przekazują swoich pracowników zleceniodawcy. To praktycznie oznacza wynajmowanie pracowników, czyli tzw. „leasing pracowniczy”. Podwykonawca nie wykazuje się tu konkretnym zleceniem ani wykonywaniem określonej części zadania na rzecz zleceniodawcy, lecz raczej dostarcza pracowników, którzy realizują polecenia zleceniodawcy.
Jednakże tymczasowe użyczanie pracowników do pracy w Niemczech wymaga uzyskania specjalnego zezwolenia. W zasadzie, podwykonawca, który użycza pracowników do pracy w Niemczech, podlega takim samym przepisom, jak agencje pracy tymczasowej. Zezwolenie na użyczanie pracowników do pracy w Niemczech należy uzyskać od Agentur für Arbeit Düsseldorf. Próba użyczenia pracowników bez wymaganego zezwolenia może grozić karą grzywny, która może wynosić nawet do 30 000 euro, a w niektórych przypadkach może być uznana za przestępstwo. Warto zaznaczyć, że firmy budowlane muszą szczególnie dokładnie zbadać, czy działają jako podwykonawcy, czy też użyczają pracowników zleceniodawcy. Ostateczny wybór zależy od sposobu rozliczania (np. opłata za godzinę pracy pracowników), zarządzania pracami, odpowiedzialności za efekty prac, dostarczania własnych narzędzi, i innych kwestii. Umowy na realizację usług zawsze warto skonsultować z ekspertem w dziedzinie niemieckiego prawa pracy.
Oddelegowanie pracowników do Niemiec jest procesem wymagającym dokładnej znajomości prawa i przepisów podatkowych. Warto skonsultować każdą taką sytuację z ekspertem w dziedzinie delegacji pracowników do Niemiec, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych oraz zagwarantować legalność działań w tym zakresie. Delegacja pracowników to złożony proces, który wymaga przestrzegania niemieckich i polskich przepisów, a także uwzględnienia indywidualnych okoliczności każdej sytuacji.
Czy można oddelegować obywateli państw trzecich do Niemiec bez wizy Vander Elst? Odpowiedzi szukaj tutaj: Bez Wizy Vander Elst: kiedy delegowanie pracowników z krajów trzecich do Niemiec jest możliwe.
